Home / Effectief archiveren met kleuren
Het creëren van een overzichtelijk archiveersysteem is al moeilijk in de kantooromgeving, laat staan in huis. Elke dag worden er ongeveer twee nutteloze uren besteed aan het zoeken van bestanden en documenten. Vooral in het thuiskantoor zijn de werkdocumenten vaak verdeeld over de hele woonruimte. Niet echt praktisch. Om het ordenen van je documenten makkelijker te maken is er een simpele oplossing: kleur!
First things first. Een goed archiveersysteem kan niet zonder passende ordners, brievenbakken en opbergdozen. Kies voor verschillende kleuren en geef elk opbergproduct een categorie. Het is makkelijker om een factuur te vinden als je weet dat alle financiële documenten in een blauwe ordner zitten. Ook is het gebruik van gekleurde index tabs aan te raden. Kleuren stellen ons namelijk in staat om patronen te herkennen, zonder er veel over na te hoeven denken. Door dit onderbewuste effect van kleur kun je alles in één oogopslag vinden. Erg handig als je tijd wilt besparen!
Je kan het sorteren met kleur toepassen op papierwerk, maar natuurlijk ook op digitale bestanden. Gebruik voor je online archief labels in dezelfde kleuren als je offline archief. Zo vind je gemakkelijk de papieren én digitale documenten die bij elkaar horen. Je kunt er daarnaast voor kiezen om ook mails met hetzelfde label en dezelfde kleur toe te voegen. Zo kun je alle belangrijke informatie eenvoudig terugvinden op één plek. Ook is het verstandig om activiteiten en meetings in je agenda in te delen in verschillende kleuren. Dit geeft een helder overzicht van meetings, taken en privéafspraken.
Orde creëren met kleuren kan ontspannend zijn. Bovendien zorgt een geordend en kleurrijk bureau voor een effectievere werkdag. Kijk eerst naar de gedrukte bestanden die je wilt organiseren en bepaal bijpassende categorieën. Geef vervolgens elke categorie een kleur. Doe dit daarna ook voor je digitale documenten. Verzamel dan de benodigde materialen om de documenten op je werkplek op kleur te sorteren. Denk hierbij aan gekleurde archiefmappen en -dozen. Test de categorieën met bijbehorende kleuren tot slot een tijdje uit. Is het duidelijk waar bepaalde documenten horen? Dan kan jouw gestructureerde werkdag niet meer stuk!
